Quando un cittadino presenta un’istanza tesa a ottenere l'emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie o simili Il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, all. A, art. 3 prevede che:

Per le istanze trasmesse per via telematica, l'imposta di cui al comma 1-bis è dovuta nella misura forfettaria di euro 16,00 a prescindere dalla dimensione del documento.

Occorre quindi:

• acquistare un contrassegno (marca da bollo)
• riportare, all’interno del modulo Distinta di pagamento, il codice numerico identificativo di quattordici cifre stampato sul contrassegno
• annullare il contrassegno riportando la data corrente.

Il contrassegno deve essere conservato per i tre anni successivi, termine previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, art. 37 per l’accertamento da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Ai fini del rilascio del provvedimento finale, quando l'Amministrazione competente comunica l'esito positivo dell'istruttoria il cittadino deve acquistare una ulteriore marca da bollo, diversa da quella annullata per la presentazione della domanda, da apporre sul documento.

Rilascio del provvedimento finale in forma cartacea

Se l'Amministrazione rilascia un provvedimento finale in forma cartacea, il cittadino dovrà recarsi fisicamente presso gli uffici dell'Amministrazione portando con sè la marca da bollo, che sarà apposta fisicamente sul documento.

Rilascio del provvedimento finale in forma digitale

Quando al termine del procedimento ti viene rilasciato un provvedimento digitale, il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, all. A, art. 4 prevede che per:

Atti e provvedimenti […], rilasciati per via telematica anche in estratto o in copia dichiarata conforme all'originale a coloro che ne abbiano fatto richiesta: euro 16,00

Occorre quindi:

• acquistare un contrassegno (marca da bollo)
• comunicare il codice numerico identificativo di quattordici cifre stampato sul contrassegno
• annullare il contrassegno riportando la data corrente.

Il contrassegno deve essere conservato per i tre anni successivi, termine previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, art. 37 per l’accertamento da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Le esenzioni dal pagamento dell'imposta di bollo sono individuate dal Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, all. B:

Art. 16.
Atti e documenti posti in essere da amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, loro consorzi e associazioni, nonché comunità montane sempreché vengano tra loro scambiati.

Art. 21. 
Atti relativi ai trasferimenti di terreni destinati alla formazione o all'arrotondamento delle proprietà  di imprese agricole diretto-coltivatrici e per l'affrancazione dei canoni enfiteutici e delle rendite e prestazioni perpetue aventi i fini  suindicati  e relative copie. Domande, certificazioni, attestazioni, documenti, note di trascrizione ipotecaria, e relative copie. 

Art. 27-bis, com 1.
Atti, documenti, istanze, contratti, nonché copie anche se dichiarate conformi, estratti, certificazioni, dichiarazioni e attestazioni poste in essere o richiesti da organizzazioni non lucrative di utilità sociale (ONLUS) e dalle federazioni sportive ed enti di promozione sportiva riconosciuti dal CONI.

e dal Decreto legislativo 03/07/2017, n. 117 (esclusivamente per gli enti del Terzo settore iscritti nel Registro unico nazionale del terzo settore - RUNTS):

Art. 82, com 5.
Gli atti, i documenti, le istanze, i contratti, nonché le copie anche se dichiarate conformi, gli estratti, le certificazioni, le dichiarazioni, le attestazioni e ogni altro documento cartaceo o informatico in qualunque modo denominato posti in essere o richiesti dagli enti sono esenti dall'imposta di bollo.

Il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, art. 25 prevede, oltre al pagamento del tributo, una sanzione amministrativa dal 100% al 500% dell'imposta o della maggiore imposta.

Il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, art. 22 prevede che sono obbligati in solido al pagamento dell’imposta e delle eventuali sanzioni amministrative tutti coloro che sottoscrivono, ricevono, accettano o negoziano, allegano o fanno uso di atti, documenti o registri non in regola con il pagamento dell’imposta di bollo.

Il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, art. 19 prevede che I pubblici ufficiali non possono rifiutarsi di ricevere in deposito o accettare la produzione o assumere a base dei loro provvedimenti, allegare o enunciare nei loro atti, i documenti, gli atti e registri non in regola con il pagamento dell’imposta di bollo. Tuttavia, gli atti, i documenti e i registri o la copia degli stessi devono essere inviati a cura dell'ufficio che li ha ricevuti per la loro regolarizzazione al competente ufficio del registro entro trenta giorni dalla data di ricevimento ovvero dalla data del deposito.

Il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, all. A, art. 3 prevede che:

Per le istanze trasmesse per via telematica, l'imposta di cui al comma 1-bis è dovuta nella misura forfettaria […] a prescindere dalla dimensione del documento.

Il Decreto del Presidente della Repubblica 26/10/1972, n. 642, all. A, art. 4 prevede che per:

Atti e provvedimenti degli organi dell'Amministrazione […] in relazione alla tenuta di pubblici registri, rilasciati per via telematica anche in estratto o in copia dichiarata conforme all'originale a coloro che ne abbiano fatto

l’imposta sia dovuta in via forfettaria.

La Risposta ad interpello dell’Agenzia delle Entrate 12/02/2019, n. 45 prevede che:

Il presupposto dell’imposta di bollo si realizza solo per le copie informatiche di documenti informatici munite di dichiarazione di conformità all’originale.             
Per i duplicati informatici di documenti amministrativi informatici non è, invece, prevista alcuna dichiarazione di conformità all’originale, e, dunque, il rilascio di questi documenti non realizza il presupposto dell’imposta di bollo.
In conclusione, quindi, per il rilascio dei duplicati informatici di un documento amministrativo informatico non deve essere applicata l’imposta di bollo.